ל-Excel אין שיטה מובנית לעדכון אוטומטי של טבלאות ציר. לכן, על מנת לעדכן טבלאות ציר כשחלים שינוים בבסיס הנתונים צריך ללחוץ על הכפתור ה-Refresh (או על הקיצור Alt+F5) או על Refresh All (Ctrl+Alt+F5) אם רוצים לרענן את כל טבלאות הציר בחוברת.
אפשר לגרום לעדכון אוטומטי של טבלאות הציר בחוברת באמצעות event פשוט. Event הינו מקרו שרץ כאשר מתרחש אירוע (event) מסוים בגיליון או חוברת הפעיל. הקוד של ה-event יש לכתוב במודול מיוחד של הגיליון.
נניח חוברת המכילה שני גיליונות: data (בסיס הנתונים של טבלת הציר) ו-report (טבלת הציר)
בלשונית של הגיליון data פותחים את התפריט ומפעילים את האופציה "view code".
בחלון של עורך ה-Vba שנפתח בוחרים ב"Worksheet" בחלון השמאלי של אזור העריכה
בחלון הימני בוחרים ב-Deactivate
הקוד, כאמור, פשוט
Private Sub Worksheet_Deactivate()
ActiveWorkbook.RefreshAll
End Sub
אפשר למחוק את ה- Worksheet_SelectionChange (זוהי ברירת המחדל של Excel)
ה-event גורם לכך שכל פעם שעוברים מ-data לגיליון אחר, כל טבלאות הציר של החוברת מתעדכנים.
אם טבלת הציר מבוססת על נתונים חיצוניים, נשתמש ב-Worksheet_Activate של הגיליון המכיל את טבלת הציר (report בדוגמה שלנו).
בארגון בו אני עובד הוחלט לעבור ל-Office 2010 ישר מ-Office 2003 ללא תחנת ביניים בגרסה 2007 של החבילה. זוהי החלטה נהדרת (כמובן, לדעתי) בעיקר למשתמשי Excel כבדים (וכבדים פחות). ב-Excel 2010 הוכנסו הרבה שיפורים וגן כלים חדשים.
עם זאת, כל מעבר מסביבה מוכרת לממשק משתמש חדש כרוך בקשיים. כאן אני פותח בסידרה של פוסטים בנושאים הקשורים למעבר ל-Excel 2010 במטרה להקל על המעבר וגם להכיר את השיפורים וכלים החדשים.
הנושא הראשון: מקרוס או בפרפרזה "מי הזיז את תפריט המקרוס שלי?"
כמו בגרסה 2007, ביישמוי Office 2010 הוחלפו התפריט וסרגלי הכלים ב"רצועת כלים" (ribbon). הרצועה כוללת "כרטיסים" (tabs) ובכרטיסים "קבוצות" (groups) של פקודות. ב-Office 2010, בשונה מ-Office 2007, אפשר לבצע התאמה אישית של הרצועה, אבל נושא זה יטופל בפוסט אחר.
פקודות המקרו נמצאות בכרטיס "מפתחים" הכולל את הקבוצות קוד, פקדים, תוספות ועוד.
ובכן, כברירת מחדל הכרטיס לא מוצג ברצועה. הסיבה היא שכברירת מחדל פקודות המקרו לא זמינות. על מנת להפוך את פקודות המקרו לזמינות:
1 – מקליקים על הכרטיס "קובץ" ובוחרים ב"אפשרויות Excel"
2 – בוחרים ב"מרכז יחסי אמון"
המשך קריאה »
אחד הכלים היעילים לניתוח וסיכום נתונים ב-Excel הוא "סיכום ביניים"
למשל, אפשר לסכם את נתוני המכירות של מספר סניפים לפי חודשים בשלושה צעדים:
1 – בוחרים אחד התאים בטבלה
2 – מגדירים את שדה השינוי והפונקציה לסיכום
3 – לוחצים על "אישור"
לחיצה על כפתור "2" תציג את הטבלה כך:
לחיצה על סימן ה-"+" ליד כל סיכום ביניים או על כפתור "3" תחשוף את השורות המוסתרות
בגיליונות מוגנים לא ניתן לחשוף שורות מוסתרות או להסתיר שורות ולכן לא נוכל להשתמש בסכום ביניים. אבל יש דרך לעקוף את המגבלה הזאת.
במקום להגן על הגיליון באמצעות התפריט "סקירה-הגנת הגיליון"
נשתמש ב-event מסוג WorkBook_Open.
Event הוא מקרו שרץ כאשר אירוע מסוים (event) מתרחש. במקרה שלנו, כאשר החוברת נפתח.
הקוד של ה-event יש להכניס במודול של האובייקט ThisWorkbook (חוברת_עבודה_זו)
