בניית טבלאות היא אחת המשימות השכיחות ב-Excel. וכאשר בונים טבלה מיד עולה הצורך למנוע יצירה של רשומות כפולות.

Excel מאפשרת לבנות מנגנון למניעת רשומות כפולות עם "אימות נתונים" (data validation).

כשמנסים לרשום בפעם השנייה את השם "אבי" Excel מודיע לנו שהשם כבר נמצא ברשימה.

הצעדים הם:

1 – בוחרים את הטווח הרצוי (לדוגמה B3:B25) להפעלת אימות הנתונים;

2 – בטפס של אימות נתונים בוחרים באופציה "מותאם אישית" ובחלון "מוסחה" כותבים את הנוסחה

=COUNTIF($B$3:$B$25,B3)=1

יש לשים לב לשימוש בסימן $ בהפניות

3 -  בלשונית "התראת שגיאה" אפשר להכניס טקסט שיראה המקרה של שגיאה

כמובן, יש מקרים בהם הטווח של הטבלה לא ידוע מראש. במקרים כאלה נשתמש נוכל להשתמש בפונקציונאליות בטבלה (Tables ב-Excel 2007, List ב-Excel 2003).

כשמגדירים טווח כ"טבלה" (הוספה-טבלה) כל התכונות של כל עמוד מועברות אוטומטית על כל שורה חדשה בטבלה.

נתחיל ברשימה פשוטה בטווח B2:B5.נבחר אחד התאים של הרשימה (לדוגמה, B3) ונגדיר את הטווח כולו כטבלה

עכשיו נגדיר את אימות הנתונים

הפעם נקבע רק את התא הראשון בטווח ($B$3 במקרה שלנו)

כל מאפיין של עמודה בטבלה מועתק אוטומטית לכל שורה נוספת בטבלה. כך, כאשר ננסה לכתוב בפעם השניה "אבי", נקבל התראה

כאשר מבצעים פעולה "לא חוקית" ב-Excel, כגון חילוק באפס או הפניה לתא או ערך שאינם קיימים, תוצאת הנוסחה תהיה #N/A, #NUM!, #DIV0! וכו'.

אפשר לאתר ולבחור את התאים המכילים תוצאות שגיאה בקלות עם "מעבר אל" (Go To). על מנת לפתוח את הטופס לוחצים על F5 או על צירוף מקשים Ctrl+G.

לחיצה על כפתור "מיוחד" פותח את הטופס "מעבר מיוחד" שם נבחר "נוסחאות-שגיאות"

לחיצה על "אישור" תגרום לבחירה של כל התאים המכילים נוסחאות עם תוצאות שגיאה. נוכל אז למחוק את תוכן כל התאים שנבחרו בלחיצה אחת על כפתור delete של המקלדת, למשל, או לסמן אותם עם צבע. הסרטון הבא מגדים את השימוש

כדי להגביל את החיפוש ואיתור לאזור מסוים של הגיליון יש לבחור את טווח התאים לפני הפעלת הפונקציה.

לפעמים יש צורך לאתר ערכים חריגים, למשל כל הערכים בתאים של המטריצה שגדולים מ-90 וקטנים מ-10

אפשר להיעזר באימות נתונים (Data Validation) בצורה הבאה:

1. בוחרים את טווח התאים ומגדירים אימות נתונים באופציה "מותאם אישית". בתיבת הנוסחה של הטופס רושמים

=AND(B2<90,B2>10)

ולוחצים על "אישור"

יש לשים לב שההפניות בנוסחה הן יחסיות (ללא סימני $)

1. פותחים את תפריט המשנה של אימות נתונים ובוחרים באופציה "הקף בעיגול נתונים לא חוקיים"

1. התוצאה תהיה

על מנת להסיר את הסימנים נשתמש ב"נקה מעגלי אימות" בתפריט של אימות נתונים.

עיצוב מספר הינו הצורה שבה המספר מוצג בתא ולא איך Excel "רואה" את המספר. למשל, בתא B2 אנו רואים "123,456 ₪", אבל בשורת הנוסחאות אפשר לראות ש-Excel רואה "123456"

Excel מצויד במגוון גדול של פורמטים למספרים. אפשר לבחור את העיצוב המתאים בטופס "עיצוב תאים-מספר"

בנוסף למספר הרב של פורמטים קיימים, Excel מאפשר לבנות פורמטים מותאמים אישית. כל פורמט מוגדר על ידי קוד שמורכב מארבעה מקטעים המגדירים את התכונות של הצגת המספר:

1. תצוגת מספר חיובי
2. תצוגת מספר שלילי
3. תצוגת האפס
4. תצוגת טקסט

בין המקטעים מפריד ";"

תבנית מספר חיובי; תבנית מספר שלילי; תבנית אפס; תבנית טקסט

המשך קריאה »