בארגון בו אני עובד הוחלט לעבור ל-Office 2010 ישר מ-Office 2003 ללא תחנת ביניים בגרסה 2007 של החבילה. זוהי החלטה נהדרת (כמובן, לדעתי) בעיקר למשתמשי Excel כבדים (וכבדים פחות). ב-Excel 2010 הוכנסו הרבה שיפורים וגן כלים חדשים.
עם זאת, כל מעבר מסביבה מוכרת לממשק משתמש חדש כרוך בקשיים. כאן אני פותח בסידרה של פוסטים בנושאים הקשורים למעבר ל-Excel 2010 במטרה להקל על המעבר וגם להכיר את השיפורים וכלים החדשים.
הנושא הראשון: מקרוס או בפרפרזה "מי הזיז את תפריט המקרוס שלי?"
כמו בגרסה 2007, ביישמוי Office 2010 הוחלפו התפריט וסרגלי הכלים ב"רצועת כלים" (ribbon). הרצועה כוללת "כרטיסים" (tabs) ובכרטיסים "קבוצות" (groups) של פקודות. ב-Office 2010, בשונה מ-Office 2007, אפשר לבצע התאמה אישית של הרצועה, אבל נושא זה יטופל בפוסט אחר.
פקודות המקרו נמצאות בכרטיס "מפתחים" הכולל את הקבוצות קוד, פקדים, תוספות ועוד.
ובכן, כברירת מחדל הכרטיס לא מוצג ברצועה. הסיבה היא שכברירת מחדל פקודות המקרו לא זמינות. על מנת להפוך את פקודות המקרו לזמינות:
1 – מקליקים על הכרטיס "קובץ" ובוחרים ב"אפשרויות Excel"
בפוסט הקודם הראנו איך להתמודד עם הבעיה של המספרים הגדולים ב-Excel (מספרים בעלי 16 ספרות ויותר). הפתרון הוא להזין את המספרים בתאים שהוגדרו מראש כ"טקסט".
פתרון זה יוצר מיד שתי בעיות:
לא נוכל לבצע חישובים
ה"מספרים" יתמיינו כטקסט
בטבלה הבאה הטווח B3:B6 מכיל מספרים אקראיים והטווח D3:D6 מכיל אותם הערכים שהומרו לטקסט
כך יראו שני הטווחים אחרי מיון מקטן לגדול באמצעות צלמית המיון
אפשר לאלץ את Excel למיין את הערכים בטווח D3:D6 כמספרים באמצעות התפריט "נתונים – מיון". הפעלת התפריט במקום לחיצה ישירה על הצלמית תפתח תיבת דו שיח עם מספר אפשרויות. הסרטון הבא מדגים את התהליך
בעניין הצגת המספרים הגדולים ראינו אתמול שכאשר המספר מורכב מ-12 ספרות ויותר ולתא יש פורמט "כללי", Excel יהפוך את הפורמט ל"מדעי". המספר 123456789012 יוצג בגיליון כ-1.23457E+11.
כשמדובר במספרים גדולים מ-15 ספרות, עולה בעיה אחרת. המספר לא רק מוצג אחרת, Excel גם משנה אותו. כל ספרה אחרי הספרה ה-15 תהפוך ל-0.
הסרטון הבא מציג כתיבה של מספר בן 18 ספרות בתא שפורמט מראש לפורמט מספרי (על מנת למנוע מ-Excel להפוך אותו לפורמט מדעי)
בשלב זה כבר אפשר להבין ש:
ל-Excel יש מגבלת דיוק של 15 ספרות
על מנת להציג מספרים בעלי יותר מ-15 ספרות (כרטיס אשראי, למשל), נצטרך להפוך אותו לטקסט ע"י פירמוט מראש של התא או הכנסת גרש מוביל.
